Cara Menyaring dan Mengurutkan Data Pada Excel (Bagian 1)

Pada Microsoft Excel 2013 terdapat menu yang sangat membantu Anda untuk mengolah dan mengatur data sesuai seperti apa yang  Anda inginkan. Fasilitas itu adalah penyaring data (filter) dan mengurutkan data (sort).

Fungsi dari fasilitas ini adalah untuk membantu Anda mengolah data dalam bentuk data base, dimana pada saat-saat tertentu anda membutuhkan data spesifik dari sejumlah data yang ada untuk Anda tampilkan. Sehingga Anda tidak perlu repot untuk mencari dan mengumpulkan satu persatu data yang Anda butuhkan dalam sekian banyak data dalam data base Anda.

Ok, untuk memahami lebih jelas bagaimana fasilitas ini bekerja mari kita ikuti langkah-langkah yang akan dijelaskan berikut ini:

Untuk melihat fasilitas menyaring dan mengurutkan data  (Sort & Filter), anda dapat mengklik tab DATA, pada grup Sort & Filter.  Selain dengan cara di atas kita juga dapat mengggunakan fasilitas terbaru dari Excel 2013 yaitu menggunakan Quick Analyis,  dengan cara menyorot atau memblok semua data yang ingin anda olah, lalu akan muncul ikon Quick Analysis bagian kanan bawah dari tabel. Fasilitas ini memungkinkan Anda bekerja dengan cepat untuk menyaring dan mengurutkan data.

Tabel di bawah ini adalah contoh data yang akan kita olah menggunakan fasilitas menyaring dan mengurutkan data. Judul kolom didefinisikan sebagai Field dan baris data didefinisikan sebagai Record. Dimana field adalah bagian informasi dalam suatu daftar tabel, seperti Pelanggan, Item, Jumlah, Harga, dan Total Harga

 

menyaring-dan-mengurutkan-data-1

Menyaring Data

Menyaring data dapat kita sebut juga mencari dan menampilkan data dengan kriteria tertentu. Data record di atas dapat Anda saring dengan hanya menampilkan data record sesuai dengan kritetria tertentu saja.

Penting!  Langkah-langkah Dasar Membuat Dokumen Baru Microsoft Excel 2013

Untuk melakukannya dapat Anda ikuti langkah-langkah berikut ini:

  1. Letakkan pointer Anda pada tabel data base yang akan Anda saring.
  2. Lalu, klik tombol Filter pada yang terdapat pada tab DATA– grup Sort & Filter. Setelah itu akan muncul anak panah filter pada bagian Field (judul tabel), sebagaimana terlihat pada gambar di bawah ini.

 

menyaring-dan-mengurutkan-data-2

 

  1. Sebagai contoh pada penjelasan ini, saya mengklik tombol filter pada fied item, dan di sini saya hanya ingin menampilkan data item yang dipilih yaitu item Rinso maka Anda harus menonaktifkan terlebih dahulu item yang lain. Dan Hasilnya akan terlihat seperti gambar di bawah ini:

menyaring-dan-mengurutkan-data-3

 

Dari contoh di atas dapat dilihat data yang ditampilkan dari hasil penyaringan adalah item = Rinso. Tombol filter pada field item akan berubah seperti gambar “corong saringan”, itu berarti bahwa field Item sedang difungsikan untuk menyaring data.

Pada tabel di atas Anda juga dapat memfungsikannya untuk menyaring lebih dari satu kriteria data. Sebagai contoh dari tabel di atas saya akan menyaring data pada field item dengan kriteria data Sabun Lifebuoy, Sikat gigi formula dan Sunlight. Non-aktifkan terlebih dahulu item selain Sabun Lifebuoy, Sikat gigi formula, Sunlight. Kemudian setelah selesai klik OK. Dan hasilnya akan terlihat seperti gambar dibawah ini:

 

menyaring-dan-mengurutkan-data-4

 

Seperti yang terlihat pada gambar di atas bahwa judul kolom (field) yang digunakan sebagai kriteria yang ditandai dengan ikon filter dan database yang memenuhi kriteria akan ditampilkan.

Database yang tidak memenuhi kriteria akan disembunyikan, Hal ini dapat Anda lihat pada nomor pada baris worksheet tidak urut karena beberapa baris data yang tidak memenuhi kriteria di sembunyikan.

Penting!  Cara Menyaring dan Mengurutkan Data Pada Excel (Bagian 2)

Selain cara di atas Microsoft Excel 2013 memberikan fasilitas lainnya untuk melakukan penyaringan dan mengurutkan data, yaitu dengan menggunakan Quick Analysis. Cara ini lebih cepat dan lebih sederhana untuk menyaring dan mengurutkan data.

Untuk menyaring data dengan menggunakan Quick Analysis, berikut adalah langkah-langkahnya:

  1. Sorot seluruh data atau blok data yang akan disaring (Filter)
  2. Setelah Anda blok maka akan muncul Ikon Quick Analysis pada sudut kanan bawah dari tabel yang di sorot atau di blok, Klik tombol Quick Analysis lalu pilih menu tab Tables lalu pilih Table
  3. Sampai dengan langkah ini Anda dapat mengatur data yang Anda miliki, seperti: menyaring dan melihat data sesuai dengan kriteria yang Anda inginkan atau megurutkan data mulai dari yang terbesar sampai yang terkecil atau sebaliknya. Untuk menyaring data klik tanda panah Filter, lalu kosongkan tanda centang pada kotal Select All, kemudian anda dapat memilih kriteria sesuai dengan keinginan Anda dengan mencentangnya satu per satu.

Setelah selesai menyaring data seperti langkah di atas dan Anda ingin mengembalikan data yang disembunyikan seperti semula, berikut langkah-langkahnya:

  1. Letakkan pointer pada tabel yang ingin Anda kembalikan seperti semula.
  2. Lalu, pada Tab DATA- grup Sort & Filter, klik Clear. Dan data Anda telah ditampilkan kembali.

Disamping artikel ini Anda juga dapat menambah pengetahuan tentang Excel dengan artikel lainnya tentang Cara membuat tabel pivot dan Cara mengurutkan data dengan kriteria tertentu.

Semoga bermanfaat, selamat belajar…

Add Comment